Klassifizieren Sie Outlook-E-Mails automatisch mithilfe von KI

Wie es funktioniert

Der Workflow mit dem Titel „Outlook-E-Mails mithilfe von KI automatisch klassifizieren“ soll den Prozess der Sortierung und Kategorisierung von in einem Outlook-Konto empfangenen E-Mails optimieren. Es funktioniert über eine Reihe miteinander verbundener Knoten, die das Abrufen, Analysieren und Organisieren von E-Mails basierend auf ihrem Inhalt erleichtern.

1. Trigger-Knoten:

Der Workflow beginnt mit dem Knoten „Microsoft Outlook-Trigger“, der so eingestellt ist, dass er immer dann aktiviert wird, wenn eine neue E-Mail im angegebenen Outlook-Posteingang eintrifft. Dieser Knoten erfasst wesentliche Details der eingehenden E-Mail, wie Betreff, Text und Absenderinformationen.

2. KI-Klassifizierungsknoten:

Nach dem Auslöser nutzt der Workflow einen „KI-Modell“-Knoten, der den E-Mail-Inhalt verarbeitet. Dieser Knoten verwendet Algorithmen für maschinelles Lernen, um den Text in der E-Mail zu analysieren und ihn basierend auf seinem Inhalt in vordefinierte Kategorien zu klassifizieren. Die Klassifizierungsergebnisse werden dann als Labels ausgegeben.

3. Bedingter Logikknoten:

Der nächste Schritt umfasst einen „Switch“-Knoten, der die vom KI-Modell generierten Klassifizierungsbezeichnungen auswertet. Abhängig von der der E-Mail zugewiesenen Kategorie verzweigt sich der Workflow in unterschiedliche Pfade. Jeder Pfad entspricht einem bestimmten Ordner im Outlook-Konto.

4. Knoten zum Verschieben von E-Mails:

Für jede identifizierte Kategorie wird ein Knoten „Microsoft Outlook-E-Mail verschieben“ ausgelöst. Dieser Knoten nimmt die ursprüngliche E-Mail und verschiebt sie basierend auf der Klassifizierung in den entsprechenden Ordner. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails ohne manuelle Eingriffe korrekt organisiert werden.

5. Endknoten:

Schließlich endet der Workflow mit einem „End“-Knoten, der den Abschluss des Prozesses anzeigt.

Während dieses Workflows fließen Daten nahtlos von einem Knoten zum anderen und stellen so sicher, dass E-Mails nicht nur empfangen, sondern auch intelligent kategorisiert und an den richtigen Orten gespeichert werden.

Hauptmerkmale

- Automatisierte E-Mail-Klassifizierung:

Das Hauptmerkmal dieses Workflows ist seine Fähigkeit, eingehende E-Mails mithilfe von KI automatisch zu klassifizieren, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Sortierung verringert und den Benutzern Zeit gespart wird.

- Dynamische Ordnerorganisation:

E-Mails werden basierend auf ihrer Inhaltsklassifizierung in bestimmte Ordner verschoben, was zur Aufrechterhaltung eines organisierten Posteingangs beiträgt und die E-Mail-Verwaltung verbessert.

- KI-Integration:

Die Verwendung eines KI-Modells zur Klassifizierung ermöglicht eine genauere Sortierung basierend auf dem Kontext der E-Mail und passt sich an verschiedene Arten von Inhalten an.

- Echtzeitverarbeitung:

Der Workflow läuft in Echtzeit und stellt sicher, dass E-Mails kategorisiert und organisiert werden, sobald sie im Posteingang eintreffen.

- Anpassbare Kategorien:

Benutzer können die Klassifizierungskategorien entsprechend ihren spezifischen Anforderungen ändern und so eine maßgeschneiderte E-Mail-Verwaltung ermöglichen.

Tools-Integration

Der Workflow lässt sich in die folgenden Tools und Dienste integrieren:

- Microsoft Outlook:

Wird zum Empfangen und Organisieren von E-Mails verwendet. Die spezifischen verwendeten Knoten sind:

• Microsoft Outlook-Trigger

• Microsoft Outlook E-Mail verschieben

- KI-Modell:

Dieser Knoten ist für die Verarbeitung des E-Mail-Inhalts und die Durchführung der Klassifizierung verantwortlich.

API-Schlüssel erforderlich

Für die Funktion dieses Workflows sind keine expliziten API-Schlüssel oder Authentifizierungsdaten erforderlich, da er integrierte Integrationen nutzt, die von n8n für Microsoft Outlook und das KI-Modell bereitgestellt werden. Benutzer müssen sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Berechtigungen und Zugriff auf ihr Outlook-Konto verfügen, damit der Workflow ordnungsgemäß funktioniert.